COMCASH Tagesabschluss / Z-Bon: Anleitung, Kassenbestand und Differenzen prüfen

Tagesabschluss (Z-Bon)

COMCASH Tagesabschluss / Z-Bon

Kurz erklärt

Beim Tagesabschluss (Z-Bon) wird geprüft, ob:
  • Bargeldbestand
  • EC-/Kreditkartenzahlungen
  • Belege
  • und weitere Zahlungsarten
mit den tatsächlich vorhandenen Beträgen übereinstimmen.
Der Tagesabschluss dient dazu, Kassenbestand, Zahlungsarten und Belege korrekt abzuschließen und mögliche Differenzen frühzeitig zu erkennen.

Tagesabschluss durchführen

Der Tagesabschluss wird in COMCASH auch häufig als Z-Bon oder Kassenabschluss bezeichnet.
Dabei werden:
  • Bargeld
  • EC-/Kreditkartenzahlungen
  • Belege
  • sowie der Betrag „In Kasse“
miteinander abgeglichen.
Info
Bevor Sie die Kasse verlassen, stellen Sie sicher, dass sich kein Kunde mehr in der Kasse befindet und alle Kunden vollständig abkassiert wurden.
Notes
Sämtliche Beträge in Beispielen oder Abbildungen sind Beispielwerte.

Bedeutung der wichtigsten Felder

Anfangsbestand
Der Anfangsbestand muss mit dem Betrag „In Kasse“ vom Vortag übereinstimmen. Außerdem muss er dem Bargeld entsprechen, das morgens tatsächlich in der Kassenschublade liegt.
Bareinnahmen
Die Bareinnahmen zeigen das eingenommene Bargeld des Tages.
Kreditkarten / Terminal
Der Betrag bei Kreditkarten bzw. Terminal muss mit dem Kassenschnitt des EC-Terminals übereinstimmen.
Belege
Der Wert der Belege muss dem Wert der Kreditkarten-/Terminalzahlungen entsprechen oder höher sein.
WarningWichtig: Der Belegwert darf niemals niedriger sein als der Wert der Kreditkarten-/Terminalzahlungen.
In Kasse
Der Betrag „In Kasse“ muss mit dem Bargeld übereinstimmen, das sich abends tatsächlich in der Kasse befindet.
WarningWichtig: Es muss immer das gesamte Geld in der Kasse gezählt werden.





Weitere Zahlungsarten und Belege

Neben Bargeld, EC-/Kreditkartenzahlungen und Terminalzahlungen können im Tagesabschluss auch weitere Zahlungsarten oder Vorgänge eine Rolle spielen.
Dazu gehören zum Beispiel:
  • Gutscheinverkäufe
  • Gutscheineinlösungen
  • Kostenübernahmen, zum Beispiel durch Krankenkassen
  • Rechnungen
  • Kundenkonto
Diese Vorgänge werden in COMCASH ebenfalls über Belege bzw. entsprechende Zahlungsarten abgebildet und müssen beim Tagesabschluss berücksichtigt werden.
WarningWichtig:
 Belege zu Terminal, Kreditkarten/EC, Gutscheinen, Rechnungen, Kostenübernahme und Schecks sind automatisch erstellte Belege. Diese dürfen nicht einzeln geändert oder gelöscht werden. Korrekturen müssen über Storno und erneutes korrektes Kassieren des betreffenden Bons erfolgen, damit Kassenbestand und Kassenbuch korrekt bleiben. 



Beispiel: Geld aus der Kasse entnehmen

Im Beispiel liegen 381,00 € in der Kasse.
Wenn am Ende wieder 200,00 € in der Kasse bleiben sollen, wird gerechnet:
381,00 € - 200,00 € = 181,00 €
Es müssen also 181,00 € entnommen und als Geldtransit / Bankeinzahlung verbucht werden.
Vorgehensweise
  1. Zählen Sie das gesamte Bargeld in der Kasse.
  2. Prüfen Sie den Betrag „In Kasse“.
  3. Klicken Sie auf den Button „Betrag“.
  4. Verbuchen Sie den zu entnehmenden Betrag als Geldtransit / Bankeinzahlung.
  5. Prüfen Sie anschließend erneut den Betrag „In Kasse“.
Nach der Buchung muss der Betrag „In Kasse“ mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld in der Kasse übereinstimmen.

Checkliste bei Differenzen

Wenn beim Tagesabschluss bzw. Z-Bon Differenzen auftreten, prüfen Sie zunächst, ob die Abweichung bei EC-/Kartenzahlungen oder beim Bargeldbestand liegt.

Differenzen bei Kartenzahlungen, Gutscheinen, Rechnungen oder Kostenübernahmen

Prüfen Sie bei Differenzen nicht nur Bargeld und EC-/Kreditkartenzahlungen, sondern auch weitere Zahlungsarten und Belegarten.
Gleichen Sie insbesondere folgende Vorgänge ab:
  • EC-/Kreditkartenzahlungen mit dem Kassenschnitt bzw. Terminalbericht
  • Gutscheinverkäufe
  • Gutscheineinlösungen
  • Rechnungen
  • Kostenübernahmen, zum Beispiel durch Krankenkassen
  • Buchungen auf Kundenkonto
  • automatisch erstellte Belege
Wenn hier eine Differenz vorhanden ist, wurde möglicherweise ein Bon mit der falschen Zahlungsart kassiert oder ein Vorgang wurde nicht korrekt abgeschlossen.
Nutzen Sie für den Abgleich in der Ansicht Abschluss die passenden Reiter, zum Beispiel:
  • Belege
  • Kreditkarten
  • Terminal
AlertAchtung:
Belege zu Terminal, Kreditkarten/EC, Gutscheinen, Rechnungen, Kostenübernahme und Schecks sind automatisch erstellte Belege.
Diese dürfen niemals einzeln geändert oder gelöscht werden.
Automatische Belege sind an Kassenbons angehängt und müssen durch Storno und erneutes korrektes Kassieren des betreffenden Bons geändert werden. So vermeiden Sie fehlerhafte Auswirkungen auf den Kassenbestand und das Kassenbuch.

Differenzen im Bargeldbestand

Mögliche Ursachen für Differenzen im Bargeldbestand sind:
  • Wechselgeldfehler
  • Trinkgeld wurde nicht aus der Kasse genommen
  • Ein Bon wurde mit falscher Zahlungsart kassiert, zum Beispiel bar statt EC oder EC statt bar
  • Belege wurden von Hand verbucht, aber das Geld wurde nicht oder in falscher Höhe aus der Kasse entnommen bzw. in die Kasse gelegt
  • Geldtransit / Bankeinzahlung wurde versehentlich doppelt oder gar nicht verbucht
  • Betriebsbedarf, Privatentnahme / Einlage oder sonstige Kosten / Erlöse wurden falsch erfasst
WarningWichtig:
Wenn der Bestand „In Kasse“ nicht mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmt, verbuchen Sie niemals höhere oder niedrigere Beträge als tatsächlich aus der Kasse entnommen wurden.
Wenn Sie den Fehler nicht finden können:
  1. Dokumentieren Sie die Differenz.
  2. Erstellen Sie den Tagesabschluss / Z-Bon.
  3. Kontaktieren Sie anschließend den COMHAIR Support über die bekannte Hotline-Telefonnummer oder über das Supportformular www.comhair.de/hilfe

Zusammenfassung

Beim Tagesabschluss bzw. Z-Bon ist besonders wichtig, dass der Betrag „In Kasse“ mit dem tatsächlich gezählten Bargeld übereinstimmt.
EC-/Kreditkartenzahlungen müssen mit den Händlerbelegen und den verbuchten Belegen abgeglichen werden.
Differenzen sollten nicht durch falsche Entnahmen oder manuelle Änderungen an automatischen Belegen korrigiert werden. Prüfen Sie stattdessen die Zahlungsarten, Belege und Buchungen sorgfältig und dokumentieren Sie nicht auffindbare Differenzen.

Sie finden die Kurzanleitung zum Tagesabschluss unten im Abschnitt "Anhänge" als PDF-Datei. Sie können sich diese am Bildschirm ansehen oder nach Bedarf ausdrucken.

Verarbeitung der Tagesabschlüsse in COMCASH

COMCASH verarbeitet Tagesabschlüsse (Z-Bons) mit einer lückenlosen und fortlaufenden Nummerierung.
Ein bereits erzeugter Tagesabschluss kann jederzeit erneut nachgedruckt werden, solange keine Änderungen an den zugrunde liegenden Daten erfolgt sind.
Falls nachträgliche Änderungen vorgenommen wurden, erstellt COMCASH beim erneuten Druck automatisch einen neuen Tagesabschluss mit neuer fortlaufender Z-Bon-Nummer.
Dadurch bleibt die Nachvollziehbarkeit aller Tagesabschlüsse gewährleistet.
Tagesabschlüsse müssen entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archiviert werden.

Tagesabschluss / Z-Bon nachdrucken

Ein Tagesabschluss kann jederzeit erneut gedruckt oder als PDF gespeichert werden.

Falls ein Tagesabschluss versehentlich nicht gedruckt wurde oder erneut benötigt wird, kann dieser jederzeit direkt in COMCASH nachgedruckt werden.

Vorgehensweise zum Nachdruck

  1. Öffnen Sie:
Büro → Umsätze


  1. Wählen Sie den gewünschten Monat aus.
  2. Wechseln Sie bei Bedarf über die Pfeile oben rechts neben der Monatsanzeige zwischen den einzelnen Monaten.
  1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Datum.
  2. Drucken Sie den Tagesabschluss anschließend:
  • über "Bon" für Bondrucker
  • über „Drucken“ auf einem DIN-A4-Drucker oder als PDF

Hinweis zum Nachdruck

Wurden seit dem ursprünglichen Tagesabschluss keine Änderungen vorgenommen, kann derselbe Tagesabschluss erneut mit identischer Z-Bon-Nummer gedruckt werden.
Falls nachträgliche Änderungen erfolgt sind, erzeugt COMCASH automatisch einen neuen Tagesabschluss mit neuer fortlaufender Nummerierung.
Dadurch bleibt die Dokumentation nachvollziehbar und revisionssicher.

Empfehlung zur Archivierung

Es empfiehlt sich, Tagesabschlüsse regelmäßig:
  • auszudrucken
  • digital als PDF zu archivieren
  • oder zusätzlich extern zu sichern.
Dadurch bleiben die Unterlagen auch bei Hardware- oder Druckerproblemen verfügbar.

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