Filialen-Verwaltung für COMCASH

Filialen-Verwaltung

Anleitung zur COMCASH Filialen-Verwaltung



 

1. Einführung

Die COMCASH Verwaltungsversion verfügt über eine zusätzliche, bewegliche Menüleiste, mit der zwischen den einzelnen Filialen hin- und hergewechselt werden kann.
In der Ebene "Verwaltung" müssen sämtliche Stammdaten angelegt werden, die in den Filialen verwendet werden bzw. zur Verfügung stehen sollen.

Wir unterscheiden hierbei zwischen variablen und fixen Stammdaten.

Variable Stammdaten: Daten, die sich immer wieder ändern, wie z. B. die Anlage neuer Mitarbeiter oder neuer Artikel.
Dazu zählen:
  1. Preisliste: Büro/Einstellung/Preise
  2. Personaldaten: Büro/Karteien/Personal
  3. Artikel: Büro/Karteien/Artikel
  4. Lieferanten: Büro/Karteien/Lieferanten

Fixe Stammdaten: vorgegebene Daten, die nur bei Bedarf, d. h. selten oder gar nicht geändert werden müssen, wie z. B. eine MwSt.-Umstellung oder das Anlegen einer neuen Filiale.

Dazu zählen die folgenden Daten, die Sie unter Büro > Einstellungen > Daten finden:
  1.  Filialen / Konten / Steuergruppen / Personalgruppen / Einheiten / Packformen / Artikelgruppen
  2.  Kundengruppen / Bondruckerfußzeilen / Bonus / Passwörter

Grundsätzlich gilt: All diese Stammdaten müssen erst in der Verwaltungsebene angelegt bzw. geändert werden und anschließend in die betreffenden Filialen kopiert werden.
Anschließend müssen die Daten mit der Funktion Senden/Empfangen vom Verwaltungs-PC in die einzelnen Filialen übertragen werden.
Je nach technischen Möglichkeiten muss dieses über das Internet oder manuell per USB-Stick durchgeführt werden.
ACHTUNG! Denken Sie daran: Ihre Daten sind Ihre Grundlage für Ihre Arbeit und somit von existenzieller Bedeutung. Machen Sie deshalb in allen Filialen und auch in der Verwaltung jeden Tag eine Datensicherung.
 

 

2. Dienstleistung ändern oder neue ergänzen und in die Filialebene übertragen

2.1 Da es sich um die Änderung von Stammdaten handelt, achten Sie immer darauf, dass Sie sich in der Drop-Down-Schaltfläche auf der Verwaltungsebene befinden:



2.2 Nach Ändern der Preisliste oder Hinzufügen neuer Dienstleistungen, klicken Sie neben der Drop-Down-Schaltfläche auf das Dokumenten-Symbol, um anschließend die neuen Daten von der Verwaltung in die Filialen übertragen zu können:


2.3 Es öffnet sich ein Fenster, in dem sich auf der linken Seite die Verwaltungsebene (Quelle) mit sämtlichen Dienstleistungen befindet.
Wählen Sie im Bereich "Ziel" die Filiale aus, an die die neuen Daten übertragen werden sollen.

Anschließend erscheint auf der rechten Seite eine Auflistung der bisher vorhandenen Dienstleistungen.


2.4 Löschen Sie nun zunächst alle vorhandenen Dienstleistungen, indem Sie auf der rechten Seite (Ziel) auf "Alle" klicken und anschließend auf "Löschen".



Nun klicken Sie auf der linken Seite (Quelle) auf "Alle" und anschließend auf "Kopieren".
Nach dem Kopieren klicken Sie auf "Zurück".



Nachdem Sie auf "Zurück" geklickt haben, öffnet sich das folgende Fenster:


Diese Meldung bestätigen Sie mit "Ja".


2.5 Nun befinden Sie sich wieder auf der Verwaltungsebene und Ihre geänderten bzw. neuen Dienstleistungen wurden erfolgreich auf die Filialebenen kopiert.

Zur Kontrolle, ob die Daten auf der Filialebene übernommen wurden, können Sie in der Drop-Down-Schaltfläche (siehe Bild 2.1), auf die entsprechende Filiale umschalten.


 

3. Geänderte/Neue Artikel oder Lieferanten in die Filialebene übertragen

Um es Ihnen so leicht wie möglich zu machen, ist das Prinzip immer das gleiche. Sehen Sie sich die Punkte 2.1 bis 2.5 an. Lediglich die Bedienoberfläche sieht etwas anders aus, folgt aber demselben Aufbau:





 

4. Geändertes/Neues Personal in die Filialebene übertragen

4.1 Gehen Sie wie gehabt nach dem gleichen Prinzip vor, siehe Punkte 2.1 bis 2.5. Auch hier sieht die Oberfläche ein wenig anders aus, folgt aber demselben Aufbau:



4.2 Bitte beachten:

Wenn ein/e Mitarbeiter:in aus dem Unternehmen ausscheidet, muss diese/r auf Verwaltungsebene gelöscht oder inaktiv gesetzt werden. Beim Löschen der/s Mitarbeiter:in erscheint aber noch folgender Hinweis:



Zum Inaktivsetzen entfernen Sie den Haken im Feld "Aktiv", indem Sie darauf klicken.






 

5. Daten senden aus der Verwaltung

Variable und fixe Stammdaten müssen immer zuerst von der Verwaltungsebene in die Filialenebene kopiert werden und können dann erst in die Filialen gesendet werden.

5.1 Wählen Sie in der Drop-Down-Schaltfläche die Filiale aus, in welche die Daten gesendet werden sollen:

     

5.2 Nach Auswahl der Filiale, klicken Sie zum Senden der Daten in die gewünschte Filiale auf das Symbol mit dem roten Pfeil:


5.3 Nun haken Sie im Bereich "Update folgender Daten" die gewünschten Daten an, bei denen Sie Änderungen vorgenommen haben und die nun an die Filiale übertragen werden sollen:


Im Bereich "Abgleich" brauchen Sie keine Einstellungen vorzunehmen, da dieses immer abgeglichen wird und deshalb auch immer alle Haken gesetzt sein müssen:


Im Bereich "Automatiken" sind die Kästchen bei "Verwaltungsdatei bei Programmende erzeugen" und "Filialdateien automatisch beim Programmstart einlesen" immer anzuhaken.
Wichtig: Im Bereich "Automatiken" sind in allen Filialen und der Verwaltung die Haken gleich zu setzen.



Im Feld "Verzeichnis" wählen Sie Ihr Cloud-Laufwerk (oftmals Dropbox oder OneDrive), in dem die abzugleichenden Daten liegen.


Mit einem Klick auf den Button "Senden" wird die Datei in die Filialebene geschrieben und zum Versand an die Filiale vorbereitet.

Wenn die geänderten Daten an ALLE Filialen gesendet werden sollen, dann klicken Sie auf den Button "An Alle".


Anschließend öffnet sich das Hinweisfenster: "Die Filialdatei wurde erzeugt."
Klicken Sie auf "OK".

Die Datei wurde nun im Cloud-Laufwerk abgelegt und kann von der Filiale abgeholt/empfangen werden!

Das Empfangen der Daten findet in den Filialen automatisch bei Programmstart statt oder kann über den Button "Empfangen" von Hand getätigt werden:



 

 Zusammenfassung der vorangegangenen Schritte

        1.       Hier die geänderten Kategorien anhaken

        2.       Auf "Senden" oder "An Alle" klicken

        3.       Das Hinweisfenster „Die Filialdatei wurde erzeugt.“ mit "OK" bestätigen

        4.       Die Haken, die Sie in den entsprechenden Kategorien gesetzt haben nun wieder rausnehmen

        5.       Auf "Zurück" klicken




 

6. Daten aus Filialen senden


6.1 Automatischer Datenversand der Filialdaten
Das Senden aus den Filialen erfolgt automatisch bei Programmende oder über die Funktion "Senden/Empfangen" im Büro unter Programme oder nach dem Tagesabschluss.



Aus den Filialen werden grundsätzlich nur die täglichen Bewegungs- und Kundendaten gesendet. Dies geschieht im Normalfall über die "Automatiken" bei Programmende ...


... oder über den Intervallabgleich per "Hintergrunddienst" unter Büro > Einstellungen > Kasse > Hintergrunddienst.



6.2 Manueller Versand der Filialdaten
Unter bestimmten Umständen kann es notwendig sein, Daten aus Filialen manuell in die Verwaltung zu senden. ...


... Hier gibt es zwei Möglichkeiten:


6.2.1 Wenn z. B. durch Bedienfehler oder Versäumnisse Lücken in Ihren Umsatzdaten entstanden sind (z. B. nicht gebuchte Bankeinzahlung vom Vortag), können Sie die fehlenden bzw. falschen Daten durch die Eingabe eines konkreten Datums nachträglich übertragen:


Hierzu wird auf der linken Seite der Haken bei "Update" gesetzt. Hinter "Sichern ab" tragen Sie das Datum ein, ab dem die Daten erneut gesendet werden sollen. Zum Senden klicken Sie auf den Button "Senden".


 6.2.2 Wenn durch technische Störungen wie Stromausfall, defekte Hardware oder Bedienfehler sämtliche Daten aus den Filialen komplett erneut gesendet werden müssen, empfiehlt sich ein Vollupdate der entsprechenden Datenkategorien:


Setzen Sie bei allen benötigten Kategorien einen Haken und klicken Sie anschließend auf den Button "Senden".
Ein Vollupdate ist nur in Ausnahmefällen nötig und benötigt je nach Datenmenge eventuell viel Zeit. Vergessen Sie deshalb nicht, nach einem gesendeten Vollupdate die Haken wieder zu entfernen.


6.3 Nach dem Versand der Daten aus den Filialen, werden die Daten in der Verwaltung automatisch beim Programmstart empfangen. Alternativ können Sie den Empfang auch manuell über die Verwaltungsleiste durch einen Klick auf das Symbol mit dem roten Pfeil und danach auf den Button "Empfangen" anstoßen:




 

7. Kundenabgleich und Gutscheine aus anderen Filialen einlösen


7.1 Der Kundenabgleich dient zur Übermittlung von Kundendaten auch an andere Filialen.
Somit ist es nicht notwendig Kund:innen, die in einer Filiale eingegeben wurden, in allen Filialen von Hand einzugeben und es kann auf die gespeicherten Daten, wie z. B. letzter Besuch und Notizen zugegriffen werden. 

Der Kundenabgleich wird über Büro > Einstellungen > Daten > Filialen aktiviert.
Er wird im Normalfall in allen Filialen und der Verwaltung aktiviert und ist tendenziell dann sinnvoll, wenn Ihre Filialen nicht sehr weit auseinander liegen und Ihre Kund:innen somit häufig zwischen den Filialen wechseln.
Nach Aktivierung des Kundenabgleichs ist unbedingt ein Neustart des Programms durchzuführen.

ACHTUNG! Wenn Sie den Kundenabgleich aktiviert haben, sollten Sie ihn nicht ohne Rücksprache mit dem technischen Support von COMHAIR deaktivieren! 

7.2 Die Funktion "Gutscheine aus anderen Filialen einlösen" kann unter Büro > Einstellungen > Kasse > EC-Terminal auf der rechten Seite im Bereich Gutscheine aktiviert werden.

Hier muss in allen Filialen und der Verwaltung der Haken gesetzt sein.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können Gutscheine aus allen Filialen auch in den anderen Filialen eingelöst werden.

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