Gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme
Dieser Artikel dient zur allgemeinen Orientierung und Hilfestellung.
Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung durch Ihren Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.
Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung durch Ihren Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.
Gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme
Seit 2025 können elektronische Kassensysteme über „Mein ELSTER“ an das Finanzamt gemeldet werden.
Dies betrifft unter anderem:
- Friseursalons
- Kosmetikstudios
- Barbershops
- Nagelstudios
- Fußpflege
- Wellness- und Beautystudios
Wenn Sie eine elektronische Kasse mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verwenden, muss diese in der Regel über „Mein ELSTER“ beim Finanzamt gemeldet werden.
In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt:
- welche Kassensysteme betroffen sind,
- welche Daten benötigt werden,
- wo Sie diese Daten in COMCASH finden,
- und wie die Meldung funktioniert.
Für welche Systeme gilt die Meldepflicht?
Die Meldepflicht gilt grundsätzlich für elektronische Kassensysteme bzw. Registrierkassen mit TSE.
Dies betrifft:
- gekaufte Kassensysteme,
- gemietete Kassensysteme,
- sowie geleaste Kassensysteme.
Fristen
Bereits vorhandene Kassensysteme
Elektronische Aufzeichnungssysteme, die bereits vor dem 01.07.2025 genutzt wurden, mussten bis spätestens 31.07.2025 an das Finanzamt gemeldet werden.
Neue Kassensysteme
Kassensysteme, die ab dem 01.07.2025 neu angeschafft oder erstmals genutzt werden, müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Stilllegung oder Austausch
Wird eine Kasse stillgelegt, ersetzt oder außer Betrieb genommen, muss dies ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) weist ausdrücklich darauf hin:
Bei jeder Meldung müssen immer ALLE aktuell eingesetzten Kassensysteme einer Betriebsstätte gemeinsam übermittelt werden — nicht nur die geänderte Kasse.
Wichtig zur Verantwortung
Für die korrekte und fristgerechte Meldung ist grundsätzlich immer der Betreiber bzw. Unternehmer verantwortlich — auch dann, wenn die Kasse durch einen Dienstleister eingerichtet wurde.
Wichtig zur TSE
Die Einrichtung einer TSE ersetzt NICHT automatisch die gesetzliche Meldung beim Finanzamt.
Auch wenn Ihre Kasse bereits über eine TSE verfügt, muss die gesetzliche Meldung trotzdem separat erfolgen.
Welche Daten müssen übermittelt werden und wo finde ich diese Daten?
| Daten/Information (wie in „Mein ELSTER“) | Erklärung / Bedeutung | Wo finde ich die Daten? |
|---|---|---|
| Art des verwendeten eAs | Ihr Kassensystem / Ihre Registrierkasse | COMCASH Kassensoftware / PC-Kassensystem |
| Software des eAs | Name der Kassensoftware | COMCASH |
| Software-Version des eAs | Aktuelle Version Ihrer COMCASH-Kasse | Im Hauptmenü unten rechts (z. B. Version 5.11 oder höher) |
| Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems | Seriennummer Ihrer COMCASH-Kasse | Büro → Einstellungen → Kasse → TSE → weitere Daten → „Kassen-Seriennummer“ |
| Hersteller des eAs | Hersteller der Kassensoftware | COMHAIR |
| Modell des eAs | Art bzw. Modell des Kassensystems | PC-Kassensystem |
| Name des Steuerpflichtigen | Name des Unternehmens / Gewerbes | Gewerbeanmeldung oder Steuerberater |
| Steuernummer des Steuerpflichtigen | Steuernummer des Betriebs | Finanzamt oder Steuerberater |
| Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung | Art der verwendeten TSE | Epson TSE |
| Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung | Seriennummer der TSE | Büro → Einstellungen → Kasse → TSE → weitere Daten → „TSE_ID“ bzw. „TSE-Seriennummer (raw)“ |
| BSI-Zertifizierungs-ID der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung | Zertifizierungsnummer der TSE | z. B. BSI-K-TR-0373-2019 oder BSI-K-TR-0626-2024 |
| Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme | Anzahl der verwendeten COMCASH-Kassen | Eigene Unterlagen / Rechnungen / interne Dokumentation |
| Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems | Anschaffungs- bzw. Vertragsdatum der Kasse | Rechnung oder Lieferschein |
| Datum der Inbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems | Datum der ersten Nutzung | Eigene Dokumentation / Verfahrensdokumentation |
| Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems | Datum der Stilllegung oder des Austauschs | Eigene Dokumentation / Verfahrensdokumentation |
| Grund der Außerbetriebnahme | Grund für Stilllegung oder Austausch | Eigene Dokumentation (z. B. Austausch, Defekt oder Verkauf) |
Angaben zur TSE
Die Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) finden Sie in COMCASH unter:
Büro → Einstellungen → Kasse → TSE → weitere Daten
Benötigt werden insbesondere:
- TSE-Seriennummer
- BSI-Zertifizierungs-ID
Wichtig zur TSE-Seriennummer
Das ELSTER-Formular verlangt die TSE-Seriennummer in einem speziellen technischen Format („HEX-Format“).
Ab COMCASH Version 5.11 finden Sie diese automatisch unter:
TSE-Seriennummer (raw)
In den meisten Fällen muss diese Nummer lediglich kopiert und in ELSTER eingefügt werden.
BSI-Zertifizierungs-ID
Die BSI-Zertifizierungs-ID beginnt normalerweise mit folgendem Format:
BSI-K-TR-XXXX-XXXX
Bei vielen Epson-TSEs gelten aktuell beispielsweise folgende IDs:
| Zeitraum | BSI-ID |
|---|---|
| ältere TSEs (ca. 2019–2023) | BSI-K-TR-0373-2019 |
| neuere TSEs (ab ca. 2024) | BSI-K-TR-0626-2024 |
Bitte prüfen Sie im Zweifel die Unterlagen Ihrer TSE oder wenden Sie sich an Ihren Steuerberater bzw. den Support.
Büro → Einstellungen → Kasse → TSE → weitere Daten
Benötigt werden insbesondere:
- TSE-Seriennummer
- BSI-Zertifizierungs-ID
Wie melde ich meine Kasse beim Finanzamt?
Die Meldung erfolgt digital über:
„Mein ELSTER“
Dort steht das Formular:
„Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a AO)“
zur Verfügung.
Wer kann die Meldung durchführen?
Die Meldung kann erfolgen durch:
- Sie selbst,
- Ihren Steuerberater,
- oder eine bevollmächtigte Person.
Voraussetzung ist ein Zugang zu „Mein ELSTER“.
XML-Export ab COMCASH 5.26
Dabei handelt es sich um eine vorbereitete Datei für den Import in ELSTER.
Ab COMCASH Version 5.26 können Sie pro Kassensystem automatisch eine fertige XML-Datei erzeugen.
Diese Datei kann anschließend direkt in „Mein ELSTER“ hochgeladen werden.
Dadurch müssen die Kassendaten nicht vollständig manuell eingetragen werden.
Hilfreiche Links
Ausfüllhilfe des Bundesfinanzministeriums
BMF-Ausfüllhilfe zur Mitteilung nach § 146a AO
Direkt zum ELSTER-Formular
Mein ELSTER – Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a AO)
Wichtig bei Änderungen an der Kasse oder TSE
Wenn der Kassen-PC ausgetauscht wird
Wird der COMCASH-Kassen-PC ausgetauscht und erhält die Kasse dadurch eine neue Kassen-Seriennummer, muss die Kasse erneut beim Finanzamt gemeldet werden.
Dabei müssen immer ALLE aktuell verwendeten Kassen der Betriebsstätte gemeinsam übermittelt werden — nicht nur die geänderte Kasse.
Wenn nur die TSE gewechselt wird
Wird lediglich die TSE ersetzt (z. B. wegen Ablauf oder Defekt) und die eigentliche COMCASH-Kasse bleibt unverändert, besteht laut aktuellem Stand der BMF-FAQ normalerweise keine Pflicht zur erneuten Meldung.
Wichtig:
Auch wenn der TSE-Wechsel nicht erneut gemeldet werden muss, sollte der Austausch trotzdem intern dokumentiert werden.
Auch wenn der TSE-Wechsel nicht erneut gemeldet werden muss, sollte der Austausch trotzdem intern dokumentiert werden.
Die Unterlagen zum TSE-Wechsel sollten zusammen mit Ihrer Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnung oder Lieferschein der neuen TSE
- Zeitpunkt des Austauschs
- Seriennummer der alten und neuen TSE
- Grund des Wechsels (z. B. Ablauf oder Defekt)
- ggf. interne Notizen oder Austauschprotokolle
Diese Unterlagen können bei einer Kassen-Nachschau oder steuerlichen Außenprüfung relevant sein.
Unsere Empfehlung
Wir empfehlen dennoch, auch einen reinen TSE-Wechsel freiwillig über ELSTER zu melden.
Ab COMCASH 5.26 kann hierfür bequem eine XML-Datei erzeugt und direkt hochgeladen werden.
Dadurch bleiben die beim Finanzamt hinterlegten Daten aktuell und mögliche Rückfragen bei späteren Prüfungen können reduziert werden.
Wichtig
Wenn nur die TSE gewechselt wurde:
- bleibt die eigentliche COMCASH-Kasse dieselbe,
- die Kasse darf NICHT als neue Kasse gemeldet werden,
- und die bisherige Kasse darf NICHT als außer Betrieb genommen gemeldet werden.
Es ändern sich in diesem Fall lediglich die TSE-Daten.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss jede Kasse einzeln gemeldet werden?
Nein.
Bei jeder Meldung müssen immer alle aktuell verwendeten Kassen einer Betriebsstätte gemeinsam übermittelt werden.
Muss auch eine gemietete oder geleaste Kasse gemeldet werden?
Ja.
Die Meldepflicht gilt unabhängig davon, ob die Kasse gekauft, gemietet oder geleast wurde.
Muss ein TSE-Wechsel gemeldet werden?
Normalerweise nicht verpflichtend.
Eine freiwillige Aktualisierung wird jedoch empfohlen.
Kann mein Steuerberater die Meldung übernehmen?
Ja.
Die Meldung kann auch vollständig durch Ihren Steuerberater durchgeführt werden.
Was passiert bei einem Kassenwechsel?
Die neue Kasse muss gemeldet werden.
Die bisherige Kasse muss als außer Betrieb genommen gemeldet werden.
Was passiert, wenn die Meldung vergessen wurde?
Bitte wenden Sie sich in diesem Fall möglichst zeitnah an Ihren Steuerberater oder Ihr zuständiges Finanzamt.
Fragen oder Unterstützung?
Bei technischen Fragen zu COMCASH oder zur Erstellung der XML-Datei ab COMCASH 5.26 unterstützt Sie unser technischer Support gerne.
Die Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter:
Unser technischer Support kann keine steuerliche oder rechtliche Beratung durchführen. Wenden Sie sich bei steuerlichen Fragen bitte an Ihren Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.
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