Verfahrensdokumentation
Folgender Artikel dient Ihnen zur Hilfestellung, ersetzt jedoch keine rechtskräftige Beratung durch Ihren Steuerberater!
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist eine Arbeitsanweisung bzw. Organisationsunterlage. In ihr wird z.B. beschrieben, wie in Ihrem Unternehmen mit Belegen und anderen Unterlagen umgegangen wird. Also wie sie diese bekommen, erfassen, verarbeiten, aufbewahren und irgendwann einmal vernichten.
Die Verfahrensdokumentation besteht i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Dies ergibt sich aus Abschn. 10.1 der GoBD 2020
Die Verfahrensdokumentation besteht i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Dies ergibt sich aus Abschn. 10.1 der GoBD 2020
Die Verfahrensdokumentation besteht i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Dies ergibt sich aus Abschn. 10.1 der GoBD 2020
Die Verfahrensdokumentation besteht i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Dies ergibt sich aus Abschn. 10.1 der GoBD 2020
Warum muss ich eine Verfahrensdokumentation führen?
Mit Hilfe dieser Verfahrensdokumentation soll die Belegablage und die Buchhaltung für Außenstehende nachvollziehbar gemacht werden, z.B. für einen Betriebsprüfer. Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau ist diese Verfahrensdokumentation auch zwingend dem Prüfer vorzulegen.
Aber auch wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, bleibt das Wissen über die Arbeitsabläufe durch die Dokumentation erhalten und ein neuer Mitarbeiter kann sich schneller einarbeiten.
Wer ist zum Führen einer Verfahrensdokumentation verpflichtet?
Zum 01.01.2015 wurden die GoBD (Grundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gültig. Innerhalb dieser GoBD ist auch die Verfahrensdokumentation geregelt. Die GoBD sind nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmen vorgeschrieben, sondern für alle Unternehmen.
Was muss in der Verfahrensdokumentation enthalten sein?
Die Verfahrensdokumentation besteht i.d.R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Dies ergibt sich aus Abschn. 10.1 der GoBD 2020. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen Sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
Die allgemeine Beschreibung
Als erstes muss die Verfahrensdokumentation eine allgemeine Beschreibung enthalten. Betriebsprüfer benötigen einen Überblick über das Unternehmen.
zum Beispiel:
- Zweck des Unternehmens
- Was genau wird produziert bzw. geleistet?
- Aufgabenverteilung innerhalb der Organisation
- Struktur der Abläufe im Unternehmen
- Art der Gewinnermittlung
- Wie werden Rechnungseingänge erfasst?
- Gibt es Bargeldgeschäfte?
Die Anwenderdokumentation
Hier werden alle Prozesse dargestellt, die für die Rechnungslegung relevant sind. In diesem Teil der Dokumentation sollte auf kritische Bearbeitungsschritte hingewiesen und Kontrollen müssen geschildert werden. Wie das aussehen kann, verraten die Kernprozesse: Stammdaten der Lieferanten müssen erfasst werden, die Richtigkeit der Daten wird immer wieder überprüft, und die Daten nehmen ihren Weg in und zwischen DV-Systemen. Bei der Verfahrensdokumentation geht es darum, diese Wege zu verdeutlichen.
Die Systemdokumentation
Hier wird eine technische Systemdokumentation aufgestellt: Die IT wird inklusive Hardware und Software beschrieben. Konfigurationen und Berechtigungen werden dokumentiert. Außerdem werden die IT-Verantwortlichen und die jeweiligen User beschrieben.
Die Betriebsdokumentation
In dieser wird dargestellt, welche Verfahren sicherstellen, dass die EDV stabil und sicher funktioniert. Auch Zugriffsrechte und Anweisungen zur Sicherheit des Betriebs gehören in diesen Teil der Verfahrensdokumentation. Ganz wichtig ist zu beschreiben, welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn nichts mehr funktioniert.
Woher bekomme ich ein Muster für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation?
Grundsätzlich sollten Sie hierzu Ihren Steuerberater kontaktieren, aber d
ie AWV
(
Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.)
stellt für Unternehmen
eine kostenfreie Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage mit Anwendungshinweisen als
PDF-Version
(pdf, 1,5 MB) zur Verfügung. Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage steht außerdem eine Vorlage im Word-Format (zip, 106kB) zur Verfügung. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben, Unternehmen können auf Grundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.
Was muss in Bezug auf Ihr Kassensystem COMCASH in dieser Verfahrensdokumentation getan werden?
COMHAIR stellt die
technische Verfahrensdokumentation als Teil der allgemeinen Verfahrensdokumentation bzw. als Ergänzung der Systemdokumentation unter folgendem
Artikel zum Download bereit.
Zusätzlich muss ein Programmier- / Einrichtungsprotokoll und ein Änderungsprotokoll zu COMCASH geführt werden, welches wir in folgendem
Artikel erklären.
Falls Sie die Handbücher zu COMCASH nicht mehr vorliegen haben, können Sie diese von unserer
Webseite downloaden.
Was geschieht wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?
Dies alleine kann nach Ansicht der Finanzverwaltung zur Fehlerhaftigkeit bzw. zur Verwerfung der Buchführung und damit zu einer Schätzungsbefugnis führen.
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