Verfahrensdokumentation
Dieser Artikel dient als allgemeine Hilfestellung. Er ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung durch Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder eine sonst hierzu befugte Person. Die Erstellung, Prüfung und Aktualisierung der vollständigen Verfahrensdokumentation sowie die Erfüllung steuerlicher Melde- und Aufbewahrungspflichten liegen in der Verantwortung des jeweiligen Betriebs.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Salon oder Studio steuerlich wichtige Unterlagen und Daten verarbeitet werden.
Dazu gehören zum Beispiel Kassenbons, Tagesabschlüsse, Barzahlungen, Kartenzahlungen, Rechnungen, Gutscheine, Stornos, Kassendaten, Buchhaltungsdaten, DATEV-Exporte und gespeicherte Belege.
Die Dokumentation soll verständlich zeigen, wer was macht, welche Kasse oder Software genutzt wird, wie Zahlungen erfasst werden, wie Daten gespeichert und gesichert werden, wie die Daten zum Steuerberater kommen und was bei einem Ausfall der Kasse oder des Internets passiert.
Eine Verfahrensdokumentation besteht üblicherweise aus vier Teilen: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation.
Warum muss ich eine Verfahrensdokumentation führen?
Mit der Verfahrensdokumentation kann ein Prüfer nachvollziehen, wie Ihre Kasse, Ihre Belege und Ihre Buchhaltung funktionieren.
Bei einer Betriebsprüfung, Kassen-Nachschau oder einem Datenzugriff kann die Finanzverwaltung verlangen, dass die notwendigen Teile der Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.
Die Dokumentation hilft aber auch Ihnen selbst: Wenn Mitarbeiter wechseln, bleiben wichtige Abläufe schriftlich festgehalten. Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden.
Wer ist zum Führen einer Verfahrensdokumentation verpflichtet?
Eine Verfahrensdokumentation ist erforderlich, wenn steuerlich wichtige Daten elektronisch verarbeitet oder aufbewahrt werden.
Das betrifft in der Praxis viele Friseur- und Kosmetikbetriebe, zum Beispiel wenn Sie ein elektronisches Kassensystem nutzen, Rechnungen elektronisch erstellen, Belege digital speichern, Daten an den Steuerberater übergeben, DATEV-Exporte nutzen oder Kartenzahlungen und Gutscheine über ein System erfassen.
Wie umfangreich die Verfahrensdokumentation sein muss, hängt vom Betrieb ab. Ein kleiner Salon braucht in der Regel eine einfachere Dokumentation als ein Unternehmen mit mehreren Filialen.
Was muss in der Verfahrensdokumentation enthalten sein?
Eine Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus vier Teilen: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Diese vier Teile werden im Folgenden kurz erklärt. Umfang und Detailtiefe hängen vom jeweiligen Betrieb, den eingesetzten Systemen und den tatsächlichen Abläufen ab.
Die allgemeine Beschreibung
Hier beschreiben Sie Ihren Betrieb.
- Zum Beispiel:
- Name und Anschrift des Salons oder Studios
- Art des Betriebs, z. B. Friseur, Kosmetikstudio oder Barbershop
- Anzahl der Standorte
- Zuständigkeiten im Betrieb
- Wer macht den Tagesabschluss?
- Wer übergibt Daten an den Steuerberater?
- Gibt es Bargeldgeschäfte?
- Gibt es Kartenzahlungen?
- Gibt es Gutscheine?
Die Anwenderdokumentation
Hier beschreiben Sie, wie die Mitarbeiter im Alltag mit Kasse, Belegen und Rechnungen arbeiten.
Zum Beispiel:
- Wie wird eine Dienstleistung oder ein Verkauf in der Kasse erfasst?
- Wie werden Barzahlungen gebucht?
- Wie werden Kartenzahlungen gebucht?
- Wie werden Gutscheine verkauft und eingelöst?
- Wie werden Stornos oder Korrekturen gemacht?
- Wie wird der Tagesabschluss erstellt?
- Wer darf welche Funktionen in der Kasse nutzen?
- Wie werden Rechnungen erstellt?
Die technische Systemdokumentation
Hier beschreiben Sie die eingesetzte Technik.
Zum Beispiel:
- Welche Kassensoftware wird verwendet?
- Welche COMCASH-Version wird genutzt?
- Welche Kasse oder welcher Arbeitsplatz wird verwendet?
- Welche TSE wird genutzt?
- Welche Seriennummern sind vorhanden?
- Welche Benutzer und Berechtigungen gibt es?
- Welche Schnittstellen werden genutzt, z. B. DATEV-Export?
- Wo werden Daten gespeichert?
Bewahren Sie hier auch technische Unterlagen, Handbücher, Einrichtungsprotokolle und Änderungsprotokolle auf.
Die Betriebsdokumentation
Hier beschreiben Sie, wie ein sicherer Betrieb gewährleistet wird.
Zum Beispiel:
- Wie werden Daten gesichert?
- Wer ist für die Datensicherung verantwortlich?
- Wie oft wird gesichert?
- Was passiert bei einem Ausfall der Kasse?
- Was passiert bei einem Internet-Ausfall?
- Wie werden Zugriffsrechte vergeben?
- Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
- Wie werden Änderungen an der Kasse dokumentiert?
Woher bekomme ich ein Muster für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation?
Bitte sprechen Sie grundsätzlich mit Ihrem Steuerberater.
Zusätzlich stellt die AWV, die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., eine kostenfreie Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage bereit. Diese kann als Grundlage dienen und an den eigenen Betrieb angepasst werden.
Wichtig: Ein Muster ersetzt keine individuelle Prüfung. Jeder Salon und jedes Studio arbeitet etwas anders.
Welche COMCASH-Unterlagen können für die Verfahrensdokumentation relevant sein?
COMHAIR stellt technische Herstellerinformationen und eine technische Verfahrensdokumentation zu COMCASH bereit. Diese Unterlagen können Sie als Anlage oder Ergänzung zu Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation verwenden.
Die vollständige Verfahrensdokumentation Ihres Salons oder Studios muss jedoch von Ihnen als Betreiber erstellt, geprüft und aktuell gehalten werden. Dazu gehören insbesondere Ihre eigenen betrieblichen Abläufe, Zuständigkeiten, Kassenabläufe, Datensicherung, Aufbewahrung und die Übergabe der Daten an Ihren Steuerberater.
COMHAIR stellt insbesondere folgende Unterlagen bereit, soweit verfügbar:
Weitere COMCASH-bezogene oder betriebsbezogene Angaben müssen Sie als Betreiber selbst prüfen, ergänzen und aktuell halten. Diese Angaben werden nicht automatisch vollständig von COMHAIR oder COMCASH bereitgestellt. Dazu können zum Beispiel gehören:
- eingesetzte COMCASH-Version
- Angaben zur verwendeten TSE
- Angaben zur Kasse und Seriennummer
- Benutzer und Berechtigungen
- Einrichtungs- und Änderungsinformationen
- Beschreibung des Tagesabschlusses
- Beschreibung von Stornos und Korrekturen
- Beschreibung des DATEV-Exports, falls genutzt
- Beschreibung der Datensicherung
COMHAIR stellt keine steuerliche oder rechtliche Prüfung Ihrer Verfahrensdokumentation bereit. Bitte stimmen Sie die Vollständigkeit und Eignung Ihrer Verfahrensdokumentation mit Ihrem Steuerberater ab.
Meldepflicht für Kassensysteme seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 steht die elektronische Meldung für Kassensysteme über ELSTER zur Verfügung. Das betrifft auch elektronische Kassensysteme wie COMCASH.
Die Meldung ist vom Betreiber des Kassensystems oder durch dessen steuerlichen Berater vorzunehmen. COMHAIR kann technische Angaben zu COMCASH bereitstellen, soweit diese im System vorhanden sind. Die Abgabe, Prüfung und Aktualisierung der ELSTER-Meldung liegen in der Verantwortung des Betreibers.
Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft, gemietet oder geleast wurden, musste die Meldung bis spätestens 31. Juli 2025 erfolgen.
Für Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft, gemietet oder geleast werden, muss die Meldung innerhalb eines Monats erfolgen. Auch die Außerbetriebnahme einer Kasse muss innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Für die Meldung werden unter anderem folgende Angaben benötigt:
- Angaben zum Unternehmen
- Steuernummer
- Betriebsstätte
- Art des Kassensystems
- Anzahl der Kassensysteme
- Seriennummer der Kasse
- Angaben zur TSE
- Anschaffungsdatum
-
gegebenenfalls Außerbetriebnahmedatum
Haben Sie mehrere Salons oder Studios, muss für jede Betriebsstätte eine eigene Meldung abgegeben werden. In jeder Meldung müssen alle Kassen dieser Betriebsstätte enthalten sein.
Die abgegebene ELSTER-Meldung und die zugehörige Bestätigung sollten vom Betreiber zusammen mit der Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden, z. B. im Abschnitt zur Kasse, Systemdokumentation oder Betriebsdokumentation.Was passiert, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?
Eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation kann bei einer Prüfung beanstandet werden.
Wichtig ist, ob der Prüfer trotzdem nachvollziehen kann, wie Ihre Buchführung, Kasse und Belege funktionieren.
Wenn die Abläufe nicht nachvollziehbar sind, kann dies im Einzelfall zu Problemen führen. Es kann dann passieren, dass die Buchführung beanstandet wird und das Finanzamt Umsätze oder Gewinne schätzt.
Wenn die Abläufe trotz fehlender oder unvollständiger Dokumentation nachvollziehbar sind, führt das Fehlen der Dokumentation nach den GoBD nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung.
Aktualität, Versionierung und Änderungshistorie
Die Verfahrensdokumentation muss aktuell gehalten werden.
Aktualisieren Sie sie zum Beispiel, wenn:
- eine neue Kasse angeschafft wird,
- eine TSE gewechselt wird,
- eine neue COMCASH-Version eingesetzt wird,
- sich Zuständigkeiten ändern,
- neue Zahlungsarten eingeführt werden,
- sich der Ablauf beim Tagesabschluss ändert,
- ein neuer Standort hinzukommt,
- eine Kasse außer Betrieb genommen wird.
Ältere Versionen sollten aufbewahrt werden. So kann später nachvollzogen werden, welcher Ablauf zu welchem Zeitpunkt galt.
Internes Kontrollsystem
Beschreiben Sie auch, welche Kontrollen es im Betrieb gibt.
Zum Beispiel:
- Wer prüft den Tagesabschluss?
- Wer zählt die Kasse?
- Wer kontrolliert Stornos?
- Wer darf Preise ändern?
- Wer darf Benutzer anlegen?
- Wer prüft den DATEV-Export?
- Wer kontrolliert die Datensicherung?
Aufbewahrungsdauer der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation muss so lange aufbewahrt werden, wie sie zum Verständnis steuerlich aufbewahrungspflichtiger Unterlagen benötigt wird.
Das gilt auch für ältere Versionen, wenn sie frühere Zeiträume betreffen.
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