COMCASH Einrichtungs-, Programmier- und Änderungsprotokoll nach GoBD

Warum diese Dokumentation wichtig ist

Wenn Sie in Ihrem Salon oder Kosmetikinstitut ein elektronisches Kassensystem einsetzen, müssen Ihre Kassenaufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

Bei elektronischen Kassensystemen gelten zusätzlich besondere Anforderungen. Dazu gehören unter anderem der Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, sowie die elektronische Verfügbarkeit der Kassendaten für Prüfungen.

Die Dokumentation der Einrichtung und späterer Änderungen hilft Ihnen dabei, bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung nachvollziehbar zu zeigen, wie Ihr Kassensystem eingerichtet war und welche Änderungen später vorgenommen wurden.

Wichtiger Hinweis zur Verantwortung

COMHAIR stellt Ihnen mit COMCASH die technischen Funktionen zur Verfügung, um Auswertungen, Listen und Unterlagen für Ihre Dokumentation zu erzeugen.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Kassenführung, die vollständige Dokumentation, die Aufbewahrung der Unterlagen sowie die Abstimmung mit Steuerberatung oder Finanzamt liegt jedoch beim jeweiligen Inhaber bzw. Betreiber des Salons oder Kosmetikinstituts.

Dieser Hilfeartikel ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bitte stimmen Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung ab, welche Unterlagen in Ihrem Betrieb zusätzlich erforderlich sind.

Hinweis zur Verfahrensdokumentation

Die hier beschriebenen Ausdrucke, PDF-Dateien und Änderungsnachweise können ein wichtiger Bestandteil Ihrer Verfahrensdokumentation zur Kassenführung sein.

Sie zeigen, wie Ihr Kassensystem eingerichtet war und welche Stammdatenänderungen später vorgenommen wurden. Eine vollständige Verfahrensdokumentation beschreibt darüber hinaus auch die Abläufe in Ihrem Betrieb, zum Beispiel wer die Kasse bedient, wie Tagesabschlüsse erstellt werden, wie Daten gesichert werden und wer für die Kassenführung verantwortlich ist.

Die Verantwortung für die vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation liegt beim Inhaber bzw. Betreiber des Betriebs. Bitte klären Sie Details mit Ihrer Steuerberatung.

Was ist ein Programmier- bzw. Einrichtungsprotokoll?

Das Programmier- bzw. Einrichtungsprotokoll dokumentiert, mit welchen Einstellungen und Stammdaten Ihr Kassensystem gestartet ist. Es zeigt also, wie das Kassensystem bei Inbetriebnahme eingerichtet war.

Zum Einrichtungsprotokoll gehören in der Regel:

• die Erstdatensicherung
• der Lieferschein
• der Schulungsnachweis, sofern eine persönliche Schulung durch COMHAIR stattgefunden hat
• die bei Inbetriebnahme vorhandenen Stammdaten, zum Beispiel Artikel, Dienstleistungen, Preise und Personal

Diese Unterlagen sollten Sie zusammen aufbewahren. Sie dienen als Nachweis des ursprünglichen Systemzustands.

Diese Unterlagen sollten vor dem ersten Kassiervorgang erstellt werden

Damit der Startzustand Ihrer Kasse nachvollziehbar bleibt, sollten Sie vor dem ersten Kassiervorgang folgende Listen aus COMCASH ausdrucken oder als PDF-Datei speichern.

1. Artikelliste

Öffnen Sie in COMCASH:

Büro → Karteien → Artikel → Drucken

Wählen Sie die Vorlage „Artikelliste“ aus. Drucken Sie alle Artikel auf einem DIN-A4-Drucker aus oder speichern Sie die Liste als PDF-Datei.

2. Dienstleistungs- und Preisliste

Öffnen Sie in COMCASH:

Büro → Einstellungen → Preise → Drucken

Wählen Sie die Vorlage „Preisliste“ aus. Drucken Sie alle Dienstleistungen und Preise aus oder speichern Sie die Preisliste als PDF-Datei.

Gerade in Friseur- und Kosmetikbetrieben ist diese Liste wichtig, weil Dienstleistungen wie Haarschnitt, Farbe, Kosmetikbehandlung, Maniküre oder Paketpreise später nachvollziehbar sein sollten.

3. Personalliste

Öffnen Sie in COMCASH:

Büro → Karteien → Personal → Drucken

Wählen Sie die Vorlage „Mitarbeiterliste“ aus. Drucken Sie alle Mitarbeitenden aus oder speichern Sie die Liste als PDF-Datei.

Was ist ein Änderungsprotokoll?

Das Änderungsprotokoll dokumentiert wichtige Änderungen an den Stammdaten Ihres Kassensystems. Es ergänzt das ursprüngliche Einrichtungsprotokoll.

Zu dokumentieren sind insbesondere Änderungen an:

• Artikeln
• Dienstleistungen
• Preisen
• Mitarbeitenden / Personal
• weiteren steuerlich relevanten Kasseneinstellungen

Diese Dokumentation hilft dabei, Änderungen später nachvollziehen zu können. Das ist besonders wichtig, wenn im Rahmen einer Prüfung nachvollzogen werden soll, welche Preise, Artikel oder Mitarbeitenden zu einem bestimmten Zeitpunkt im System hinterlegt waren.

So dokumentieren Sie Stammdatenänderungen

1. Änderung an Artikeln

Öffnen Sie in COMCASH:

Büro → Karteien → Artikel → Drucken

Wählen Sie die Vorlage „Artikelliste“ aus. Drucken oder speichern Sie die Liste möglichst vor und nach der Änderung.

2. Änderung an Dienstleistungen oder Preisen

Öffnen Sie in COMCASH:

Büro → Einstellungen → Preise → Drucken

Wählen Sie die Vorlage „Preisliste“ aus. Drucken oder speichern Sie die Preisliste möglichst vor und nach der Änderung.

Beispiel: Wenn Sie den Preis für „Damenhaarschnitt“, „Farbe Ansatz“, „Augenbrauen zupfen“ oder eine Kosmetikbehandlung ändern, sollte nachvollziehbar bleiben, ab wann welcher Preis galt.

3. Änderung an Personaldaten

Öffnen Sie in COMCASH:

Büro → Karteien → Personal → Drucken

Wählen Sie die Vorlage „Mitarbeiterliste“ aus. Drucken oder speichern Sie die Liste möglichst vor und nach der Änderung.

Was ist bei Updates oder Upgrades von COMCASH zu dokumentieren?

Wenn Sie ein Update oder Upgrade von COMCASH installieren, sollten Sie folgende Informationen dokumentieren:

• Datum des Updates oder Upgrades
• installierte Programmversion / Build-Version
• Name der Person, die das Update durchgeführt hat
• die zugehörige Beschreibung „Was ist neu?“ zum jeweiligen Build

Bewahren Sie diese Informationen zusammen mit Ihrer Kassendokumentation auf. So bleibt nachvollziehbar, mit welcher Programmversion Sie zu welchem Zeitpunkt gearbeitet haben.

Wie lange sollten die Unterlagen aufbewahrt werden?

Kassenaufzeichnungen, Einrichtungsprotokolle, Änderungsnachweise, Update-Dokumentationen und Unterlagen, die zum Verständnis der Kassenaufzeichnungen erforderlich sind, sollten grundsätzlich für die steuerliche Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. Für Bücher, Aufzeichnungen sowie zu ihrem Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen gilt regelmäßig eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren; Buchungsbelege sind nach aktueller Rechtslage grundsätzlich 8 Jahre aufzubewahren. Im Einzelfall können abweichende oder längere Fristen gelten, etwa solange Unterlagen für steuerlich noch offene Zeiträume von Bedeutung sind. Bitte stimmen Sie die konkrete Einordnung mit Ihrer Steuerberatung ab.

Hinweis zur Belegausgabepflicht

Bei elektronischen Kassensystemen besteht grundsätzlich eine Belegausgabepflicht. Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch bereitgestellt werden. Die Erstellung des Belegs muss unmittelbar im Zusammenhang mit dem Kassiervorgang erfolgen.

Ein elektronischer Beleg ist zum Beispiel möglich, wenn der Kunde den Kassenbon über einen QR-Code abrufen kann. COMCASH kann hierfür — je nach eingesetzter Ausstattung — neben dem klassischen Bondrucker auch ein Kundendisplay nutzen, auf dem ein QR-Code für den digitalen Kassenbon angezeigt wird.

Wichtig: Der Beleg muss dem Kunden tatsächlich zur Verfügung gestellt werden. Es reicht nicht aus, nur den Betrag oder den Beleginhalt auf einem Display anzuzeigen. Der Kunde muss den digitalen Beleg zum Beispiel per QR-Code mit seinem Smartphone abrufen können.

Für die elektronische Belegausgabe ist die Zustimmung des Kunden erforderlich. Diese kann im Einzelfall erfolgen, zum Beispiel indem der Kunde den QR-Code für den digitalen Bon nutzt. Möchte der Kunde keinen digitalen Beleg nutzen, sollte ein Papierbeleg ausgegeben werden.

Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen oder digital abzurufen. Entscheidend ist, dass der Beleg ordnungsgemäß erstellt und dem Kunden angeboten bzw. zur Verfügung gestellt wird.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Belegausgabe liegt beim Inhaber bzw. Betreiber des Kassensystems. Bitte klären Sie Details zur Umsetzung im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Empfehlung für Ihren Salon oder Ihr Kosmetikinstitut

Legen Sie für Ihre Kassendokumentation am besten einen eigenen Ordner an, digital oder in Papierform. Darin können Sie zum Beispiel folgende Unterlagen sammeln:

• Einrichtungsprotokoll
• Erstdatensicherung
• Lieferschein
• Schulungsnachweis
• Artikelliste zum Start
• Dienstleistungs- und Preisliste zum Start
• Personalliste zum Start
• Änderungsnachweise
• Update- und Upgrade-Dokumentationen
• Verfahrensdokumentation zur Kassenführung, inklusive Einrichtungs-, Änderungs- und Update-Nachweisen
• Hinweise Ihrer Steuerberatung zur Kassenführung

So können Sie bei Rückfragen, einer Kassen-Nachschau oder einer Betriebsprüfung schneller nachweisen, wie Ihre Kasse eingerichtet war und welche Änderungen vorgenommen wurden.

Rechtliche Grundlagen, vereinfacht erklärt

Für elektronische Kassensysteme sind insbesondere folgende Regelungen wichtig:

§ 146 AO
Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

§ 146a AO
Elektronische Kassensysteme müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, geschützt werden. Digitale Aufzeichnungen müssen für Prüfungen verfügbar sein und über die vorgeschriebene digitale Schnittstelle bzw. in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden können.

KassenSichV
Die Kassensicherungsverordnung regelt technische Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und die TSE.

§ 6 KassenSichV / Belegausgabepflicht
Bei elektronischen Kassensystemen muss dem Kunden grundsätzlich ein Beleg zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch bereitgestellt werden. Ein elektronischer Beleg ist zum Beispiel über einen QR-Code möglich, wenn der Kunde den Beleg tatsächlich abrufen kann.

GoBD
Die GoBD beschreiben, wie elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen nachvollziehbar, nachprüfbar und aufbewahrungspflichtig zu führen sind. Dazu gehört auch, dass die eingesetzten Verfahren verständlich dokumentiert werden. Die GoBD wurden zuletzt durch BMF-Schreiben angepasst; bitte beachten Sie daher immer den aktuellen Stand.

Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie die Kasse im Betrieb eingesetzt wird, wie Kassenvorgänge erfasst werden, wie Daten gesichert werden und wer für die Kassenführung verantwortlich ist. Die hier beschriebenen Ausdrucke, PDF-Dateien und Änderungsnachweise können ein wichtiger Bestandteil dieser Verfahrensdokumentation sein.

§ 146b AO
Die Finanzverwaltung darf im Rahmen einer Kassen-Nachschau die ordnungsgemäße Kassenführung und den Einsatz des elektronischen Kassensystems prüfen.