Arbeitszeiterfassung – Auswertungen (Chefstat)

In diesem Artikel lernen Sie das Tool Chefstat kennen, mit dem Sie die COMCASH Arbeitszeiterfassung auswerten können. Wenn Sie nach einer Kurzanleitung für das COMCASH Modul Arbeitszeiterfassung suchen, werden Sie in diesem Artikel fündig: Anleitung zur Arbeitszeiterfassung

Beschreibung des Auswertungstools Chefstat

Das Programm Chefstat ist ein Tool (Werkzeug) zur Überwachung und Auswertung der durch die Arbeitszeiterfassung ermittelten Daten. Diese Daten können hierbei ausgewertet, kontrolliert und verändert werden. Chefstat verfügt über eine Funktion zur Herstellung (Brennen) von Personal-Karten. Diese Karten können zur einfachen und schnellen An- und Abmeldung verwendet werden. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, benötigen Sie einen Chipkartenleser und Personal-Chipkarten.

Die Daten können für die weitere Bearbeitung in vier verschiedenen Dateiformaten exportiert werden:

1. CSV (Text)
2. ASCII (Datenaustausch)
3. DBase (spezielles Datenbankformat)
4. SLK (Excel)
   

Darüber hinaus bietet Chefstat eine Druckfunktion sowie die Möglichkeit zur Löschung oder Erstellung von Einträgen.

Wo finde ich Chefstat?

Chefstat ist im Lieferumfang des Zeiterfassungsmoduls enthalten. Die Arbeitszeiterfassung dient dem Festhalten der Arbeitszeit des Personals sowie dessen Anmeldung im Kassensystem COMCASH. Sie ist in der Basisversion von COMCASH nicht enthalten. Es handelt sich also um ein Zusatzmodul, das unter folgendem Link hinzugebucht werden kann: zur Arbeitszeiterfassung für COMCASH

Bei der Installation von COMCASH wird automatisch eine Datei mit dem Namen CZChefStat32.exe in das Installationsverzeichnis von COMCASH gelegt.

Hinter diesem Namen verbirgt sich das Programm Chefstat. Um nun zu erreichen, dass dieses Programm bequem von der Desktopoberfläche startbar ist, bedarf es einiger weniger Handgriffe:

1. Öffnen Sie den Windows Explorer, indem Sie die Windows-Taste und die Taste "E" gleichzeitig drücken.
   
2. Nun suchen Sie das Installationsverzeichnis von COMCASH im Windows Explorer. Es findet sich in der Regel in dem Standardordner „COMCASH" auf der Partition C:\ (Festplatte C).
   
3. Nun klicken Sie die Datei mit dem Namen CZChefStat32.exe mit der linken Maustaste an, um sie zu markieren.
   
4. Klicken sie nun mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen. Dadurch wird das sogenannte Kontextmenü geöffnet.
   
5. In diesem Menü wählen sie die Option „Senden an" und dann "Desktop (Verknüpfung erstellen)".
   
6. Nun liegt auf dem Desktop Ihres PCs folgendes Icon (Symbol):
   
7. Jetzt können sie das Programm ganz normal über einen Doppelklick auf das Icon (Symbol) starten.
   

Programmstart

Das Programm startet durch einen Doppelklick auf das Desktop-Icon (Symbol) namens "CZChefStat". Wie Sie das Desktop-Icon erhalten, wird im vorherigen Abschnitt "Wo finde ich Chefstat?" erklärt.

Klicken Sie nun auf den Button "Auswertung".

Nun sehen Sie das folgende Bild:

Legende der Buttons:

Neu > Einen neuen Eintrag hinzufügen

Ändern > Einen Eintrag ändern

Löschen > Einen Eintrag löschen

Export > Exportfunktion aufrufen

Drucken > Druckfunktion aufrufen

Brennen > Brennprogramm für Personal-Chipkarten aufrufen

Einstellung > Einstellungen für das Brennprogramm

Die Funktionen von Chefstat

Mitarbeiter:in auswählen

Im Feld „Personal" können sie eine/n bestimmte/n Mitarbeiter:in auswählen, um die für sie/ihn hinterlegten und gesammelten Daten zu verändern, zu löschen oder hinzuzufügen.

Monat/Zeitraum ändern

Oben rechts können Sie den Monat der Auswertung wechseln. Durch einen einmaligen Klick auf den linken Pfeil rückt der Zeitraum um genau einen Monat in die Vergangenheit. Hierbei ändern sich auch die Daten in den beiden Datumsfeldern unter dem Wort "Zeitraum" entsprechend.

Sie können die Datumsfelder unter dem Begriff „Zeitraum" auch manuell ändern und damit den Betrachtungszeitraum individuell einstellen.

Filiale wechseln

Das Eingabefeld unter dem Wort „Filiale" ist für Sie nur dann von Bedeutung, wenn Sie eine COMCASH-Verwaltung (Filialbetrieb) haben. In diesem Fall können Sie dort die Filiale festlegen, deren Mitarbeiter:innen sie bearbeiten wollen.

Eintrag bearbeiten

Um einen Eintrag bzw. eine Zeile zu bearbeiten, klicken Sie diese einfach an und klicken Sie anschließend unten auf den Button "Ändern".

Die Datenzeile kann nun verändert werden. Sie können die Uhrzeit und das Datum ändern und über die Kommentarfunktion auch einen kurzen Text hinterlegen. Dieser wird dann in der Spalte „Kommentar" angezeigt.

Durch eine Änderung der Uhrzeit oder des Datums ändert sich natürlich der angezeigte Wert in der Spalte „Dauer" und damit auch die Summe der Spalte "Dauer", welche man unter „Gesamt" findet. Der Wert der Summe der Spalte ,,Dauer" in dem Anzeigemodus, der unter dem Reiter „Detailliert" angezeigt wird, gibt die Summe der Stunden an, welche in

diesem Zeitraum angesammelt wurden.

Die Export-Funktion

Die Export-Funktion dient der Übertragung der Daten in andere Auswertungssysteme wie z. B. Excel. Dort können die Daten dann weiterverarbeitet und ausgewertet bzw. umgestellt werden. 

Sie können die Exportfunktion in jedem Anzeigemodus durch einen Klick auf "Export" starten.

Die Daten können als Text (.csv), als Excel-kompatible Datei (.slk), ASCII (.asc) oder DBase (.dbf) exportiert werden. Der Exportpfad ist frei wählbar, aber auf C:\ voreingestellt. In der Voreinstellung ist bereits ein Name vergeben, z. B. "C:\Zeiterfassung Jahresbericht 01.07.2014 - 31.07.2014". Sie können diesen nach Bedarf ändern.

Öffnet man etwa eine auf diese Weise erzeugte SLK-Datei mit Excel, so könnte dies so aussehen:

Aus Excel könnten die Daten nun auch in eine Datenbank wie etwa Access übertragen werden.

Anzeigemodus wechseln

Außerdem können Sie den Anzeigemodus ändern. Ihnen stehen die Reiterkarten „Detailliert", ,,Einfach", ,,Salon" und „Jahresbericht" zur Verfügung. 

1. „Einfach" zur schnellen Übersicht
   
2. „Salon" zur schnellen Gesamtübersicht
   
3. „Jahresbericht" zur schnellen Zeitraumübersicht
   

Verbindung zu COMCASH

Die Zeiten, denen das System seine Berechnungen zu Grunde legt, werden in COMCASH gesetzt. Und zwar im Bereich Büro > Karteien > Personal.

Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, Ihre Zeiten zu hinterlegen:

Je nachdem für welche der beiden folgenden Varianten Sie sich entscheiden, muss in der CzChefStat über den Button „Einstellung" der Punkt entweder bei „Zeiten aus Personalkartei verwenden" (für Variante 1) oder bei „Zeiten aus Arbeitsplan verwenden" (für Variante 2) gesetzt werden. Letzteres gilt auch, wenn die Arbeitszeiten aus Ihrer Terminbuch.de Team App übernommen werden sollen.

Variante 1:

Die Arbeitszeiten werden unter „Arbeitszeiten" auf der Registerkarte „Lohn/Gehalt" eingetragen: 

Bitte beachten Sie: Bei Variante 1 erscheinen durch Urlaub und Krankheit in der Berechnung Fehltage. Dies liegt daran, dass die Zeiten eben nicht vorhanden sind. Sie können diese jedoch bei Bedarf manuell nachbuchen.

Variante 2:

Die Arbeitszeiten werden im Anwesenheitsplan angelegt. Sie gelangen zum Anwesenheitsplan, indem Sie in der Personalkartei auf den Button "Zeiten" klicken. Sie sehen nun die Jahresübersicht des oben links ausgewählten Personals:

Klicken Sie auf den Button "Schichtplan", um Ihre Schichten zu verwalten. Über den Button "Neu" können Sie neue Schichten erfassen. Zum Anpassen einer bestehenden Schicht klicken Sie diese zum Auswählen an, nehmen Sie Ihre Anpassungen vor und wählen Sie abschließend "Speichern".

Durch Auswahl einzelner Tage im Anwesenheitsplan können Sie eine Schicht beim gewünschten Mitarbeiter vergeben. Halten Sie zum Markieren eines längeren Zeitraums (zum Beispiel eine Woche) die linke Maustaste gedrückt, wenn Sie die Tage auswählen.

Auf gleiche Weise können Sie auch Krank- oder Urlaubstage des Personals eintragen.

Wenn Sie den Onlinekalender Terminbuch.de mit der Team App nutzen, so müssen Sie bei Variante 2 KEINE zusätzlichen Anwesenheitspläne in COMCASH anlegen. Denn wenn Sie diese bereits im Arbeitsplan der Team App erfasst haben, so kann die COMCASH Arbeitszeiterfassung darauf zugreifen.

Wenn Sie den Onlinekalender noch nicht verwenden, registrieren Sie sich am besten gleich und testen Sie ihn vier Wochen lang kostenlos: zu Terminbuch.de

Bitte beachten Sie: Bei Variante 2 erscheinen Fehltage durch Urlaub, Krankheit oder sonstige Ursachen dadurch, dass die Krank- oder Urlaubstage berücksichtigt werden. Sie müssen – anders als bei Variante 1 – also nicht manuell nachgebucht werden.

Personal-Chipkarten brennen

Wenn Sie noch keine Personal-Chipkarten mit Lesegerät zur schnellen An- und Abmeldung der Mitarbeiter:innen verwenden, so können Sie diese hier bestellen: zum Chipkartenleser und zu den Personal-Chipkarten.

Wenn Sie ein Chipkartenlesegerät von uns erworben haben und dieses für die Zeiterfassung nutzen möchten, klicken Sie auf "Einstellungen" und wählen im folgenden Fenster als Lesegerät "SCM" aus. 

Anschließend haben Sie über den Button "Brennen" die Möglichkeit, eine Chipkarte für das oben links ausgewählte Personal zu beschreiben. Sobald Sie auf „Brennen" klicken, öffnet sich das folgende Fenster:

In unserem Beispiel wurde die Mitarbeiterin Nina Schmidt oben links unter Personal ausgewählt, sodass nun – sobald Sie die Chipkarte mit dem Chip in Richtung der Status-LED (Leuchte) in den Chipkartenleser einstecken – die Chipkarte für die Mitarbeiterin Nina Schmidt beschrieben wird. Nach dem Einstecken der Chipkarte erscheint ein Warnfenster, dass alle Informationen auf der Karte überschrieben werden. Bestätigen Sie diese Meldung mit „Ja", um den Schreibvorgang zu beginnen.

Nach dem Schreibvorgang erscheint das folgende Fenster:

ACHTUNG! Bitte entnehmen Sie die Karte noch nicht direkt nachdem die Meldung erscheint, dass der Schreibvorgang erfolgreich war!

Lassen Sie die Chipkarte bitte noch ca. 15 Sekunden unverändert im Chipkartenleser eingesteckt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiterinformationen korrekt auf die Chipkarte geschrieben werden.

Sobald Sie für jedes Personal eine Chipkarte gebrannt haben, können Ihre Mitarbeiter:innen ihre Chipkarte verwenden, um sich in COMCASH in der Kasse über den Button Spezial > Zeiterfassung und anschließendes Einstecken der jeweiligen Chipkarte an- bzw. abmelden.

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